專案生命週期管理

簡報大綱

前言：業務現場的真實痛點

離開IT單位進入業務單位後，深刻體會到系統使用者的無奈：

• 系統老舊且孤立： 各關鍵系統缺乏自動連結，產生資訊斷層。
• 修改門檻極高： 缺乏預算或人力，廠商無法即時配合修改需求。
• 人工處理風險： 依賴人工比對與報表列印，耗時且極易發生錯誤。
• 熱情消耗： 重複且單調的帳務庶務，會迅速消耗人員的工作熱情與能力。

突圍之道：自研自動化工具

為什麼選擇使用 VBA 進行開發？

低調開發，從自身需求出發，化身為最懂使用者的開發者。

系統流程重塑：領票與結帳

系統化前的流程梳理是成功的基石，明確定義日常作業的分支：

達成目標：將人腦判斷轉化為系統流程圖。

系統流程重塑：入庫與維護

確保空白支票實體安全與系統帳務一致的管理機制：

關鍵時刻：上線時間軸

2019年5月，新舊系統交替的黃金 24 小時：

溝通策略：面對稽核的智慧

系統上線不僅是技術問題，更是管理與合規的溝通藝術。針對外部單位或稽核的詢問，制定了統一的對話口徑：

上線後的追蹤與平行測試

正式啟用後的系統穩定度監控：

• 平行測試期 (2019/5/8 起)： 預計進行為期一週的雙軌驗證，視使用者狀況提前或延後結束。
• 單軌切換 (2019/5/14)： 經過充分驗證後，確認與使用者達成共識，正式捨棄舊作業，全面單軌使用新系統。

擴散效應：百寶箱般的自動化工具

支票系統只是開端。在業務單位的幾年內，累積開發了上百個 VBA 小工具，解決各種零星卻致命的痛點：

案例深探：退休金財務組出帳系統

將繁雜的表單作業系統化：

• 傳票自動化 依照財務組帳工作表選取資料列，自動套表列印傳票，並將科目與日期精準分隔。
• 報表產製 設定底稿並一鍵查詢列印：儲備金月報、自提儲金月報、利息收入彙整表。
• 底稿連動 自動帶入傳票序號到月報及年報底稿，格式比照全年度表，確保資料一致性。

案例深探：外部檔案整合

打通孤立系統的橋樑：

知識傳承：操作手冊彙編

開發工具的價值不僅在於程式本身，更在於能否被永續使用。所有工具皆嚴格要求產出文件化檔案：

• 包含操作步驟、介面說明與疑難排解。
• 涵蓋匯費掛帳、基金月報、郵件分類規則設定等所有開發項目。
• 集中存放於公用區，方便跨單位交接與新手快速學習 (降低學習曲線)。