Day 18

RPA 郵件轉寄邏輯

精準主旨解析與路徑選擇

結合「RPA 郵件主旨寄送工具」應用解析

傳統郵件處理的痛點

  • 跨單位資訊流轉頻繁，人工轉寄耗時。
  • 來源信件主旨格式不一，容易分發錯誤或遺漏。
  • 無法有效建立標準化的自動追蹤機制。
  • 人員休假代理時，交接門檻高。

解決方案：RPA 自動化

透過導入 RPA 郵件主旨寄送工具，我們能夠建立一套標準作業流程 (SOP)。

  • 精準解析： 從 Outlook 讀取特定規則信件。
  • 路徑選擇： 依據主旨標籤執行格式化轉寄。
  • 無縫接軌： 達成跨單位的零時差資訊流轉接。

核心運作架構

1. 前端準備

設定 Outlook 快速步驟與郵件規則，攔截特定來源信件。

2. 工具執行

啟動巨集工具，選取信件，RPA 接手進行主旨重構與派發。

1 建立標準化主旨邏輯

RPA 依賴結構化的資料進行判斷，必須定義機器可讀的標籤。

設計範例：

{{業務代碼-狀態}}任務名稱-標的/客戶別

透過 {{ }} 包覆特定代碼，能大幅提升正規表達式 (Regex) 抓取資料的準確率與效率。

2 Outlook 快速步驟設定

事前準備：利用 Outlook 內建功能將繁雜步驟一鍵化。

  • 開啟 Outlook 快速步驟 新增快速步驟 自訂。
  • 動作： 選擇「轉寄」。
  • 收件者： 設定為 RPA 專屬處理信箱 (如 rpa_center@...)。
  • 主旨： 套用前述設計的標準化格式。

實戰範例：申轉贖作業

針對 A 公司的基金申轉贖分配交易，設定如下：

名稱： RPA_A公司申轉贖

動作： 轉寄

收件者： RPA_Bot_01@mail.domain.com

標準主旨寫入：

{{4-5-6}}申轉贖基金分配交易建檔-A公司

實戰範例：除權息作業

針對 B 公司的除權息分配交易，設定如下：

名稱： RPA_B公司除權

動作： 轉寄

收件者： RPA_Bot_01@mail.domain.com

標準主旨寫入：

{{1-2-3}}除權息基金分配交易建檔-B公司

來源過濾規則設定

為避免誤觸發，需搭配 Outlook 郵件規則過濾特定關鍵字：


  • 申轉贖作業 來源主旨須包含：
    Contract note as

  • 除息作業 來源主旨須包含：
    Corporate Actions DIV Notification

  • 除權作業 來源主旨須包含：
    Distribution - ICInvesco Euro

3 日常操作工具發動

收到確認單信件後，人員的日常操作極度簡化：

  1. 開啟附檔 RPA郵件主旨寄送工具.xlsm。
  2. 開啟 Outlook，選取要處理的信件。
  3. 點擊快速步驟帶出轉寄內容。
  4. 點選工具上的「轉寄郵件」，即可觸發自動化寄出。

一鍵發動

幕後邏輯：路徑選擇

當 RPA 接收到郵件，會進行 Switch Case 邏輯分流：

IF 主旨包含 {{4-5-6}}

啟動「申轉贖」資料流，擷取附件存入指定資料夾 A。

IF 主旨包含 {{1-2-3}}

啟動「除權息」資料流，擷取附件存入指定資料夾 B。

執行結果與資安機制

寄出後，請等待 RPA 系統回傳處理結果。

  • 為確保跨單位資訊安全，回傳結果會拆分為兩封信件：
    1. 第一封： 包含加密附件的結果確認信。
    2. 第二封： 獨立發送的解壓縮密碼信。
  • 確保機敏的業務資料在流轉過程中受到保護。

排程發動與注意事項

絕對禁止連續觸發：

請務必確認 收到前一次的結果信件後，再重新發動下一筆 RPA 寄信，否則新的排程會覆蓋舊排程，導致資料遺失。

建議發動時段 (系統資源較空閒)：

  • 09:00 之前
  • 10:30 ~ 12:00
  • 14:30 ~ 16:00

導入預期效益

  • 效率提升 單筆處理時間由分鐘級降至秒級。
  • 零失誤率 消除人工轉寄的複製貼上錯誤。
  • 軌跡留存 系統自動記錄流轉歷程，方便稽核。

參考規範與手冊

本簡報之設定邏輯與操作準則，皆嚴格遵循內部規範：


《自動化作業工具操作手冊彙編》

請同仁於設定時，務必參照手冊中各項工具（如：RPA郵件主旨寄送工具、過濾主旨郵件規則工具等）的詳細圖文說明進行操作。

結語 & Q/A

透過標準化主旨與精準的路由邏輯，
讓 RPA 成為您跨單位協作的最強後盾。


Are you ready to automate?


感謝聆聽，開放提問。